Vedtekter
Vedtatt av årsmøtet 23. februar 2025 med virkning fra 1. mars 2025.
§ 1 Navn og stiftelse
Navnet på organisasjonen er Haldetoppens Venner. Organisasjonen ble stiftet den 14.06.2024.
§ 2 Organisasjonens tilknytning
Haldetoppens Venner er en frittstående interesseorganisasjon, uten bindinger til religiøs oppfatning, tro eller praksis, andre organisasjoner eller politiske ideologier. Organisasjonen kan imidlertid inngå samarbeid med andre relevante aktører for å styrke sitt formål og virke.
§ 3 Formål
Organisasjonen skal tilrettelegge og/eller formidle historie, prosjekter og aktiviteter for å sikre, men ikke begrenset til, tilgang, deltakelse og engasjement for alle, uavhengig av alder, tilhørighet, bakgrunn eller funksjonsevne, så langt dette lar seg bære økonomisk.
Endringer i formålsparagrafen krever minst 4/5 flertall på et ordinært årsmøte og må bekreftes på et ekstraordinært årsmøte innen 6 måneder.
Formålet med Haldetoppens Venner er å samle inn midler og støtte prosjekter som forbedrer, vedlikeholder og sikrer bærekraftig utvikling av Haldetoppen, Sukkertoppen, Talviktoppen og de omliggende områdene i Alta kommune. Dette inkluderer innredning av bygninger, vedlikeholdsarbeid, arrangering av turer og arrangementer, salg av suvenirer og enkel servering.
Organisasjonen har også som formål å dokumentere, digitalisere og formidle historien knyttet til disse områdene og deres rolle i nordlysforskningen i Kongeriket Norge.
§ 4 Medlemskap og medlemmer
Medlemskap i Haldetoppens Venner er åpent for alle som ønsker å støtte organisasjonens formål. Det finnes fire typer medlemskap: Ordinært medlemskap, familiemedlemskap, støttemedlemskap og æresmedlemmer. Medlemskontingenten fastsettes årlig av årsmøtet.
a) Ordinært medlemskap gir fullt medlemskap med stemmerett på årsmøtet, mulighet til å delta på alle arrangementer og aktiviteter, samt påvirke organisasjonens retning og beslutninger.
b) Familiemedlemskap gir hele familien adgang til alle arrangementer og aktiviteter i Haldetoppens Venner, med en maksgrense på 5 personer per medlemskap, pr. husstand/ adresse.
c) Støttemedlemskap er for de som ønsker å støtte organisasjonen økonomisk uten stemmerett. Støttemedlemmer får nyhetsbrev med oppdateringer om organisasjonens arbeid, invitasjoner til utvalgte arrangementer, og muligheten til å bidra til prosjekter og vedlikehold av Haldetoppens venner.
d) Styret i Haldetoppens Venner kan utnevne æresmedlemmer som en anerkjennelse for langvarig og/eller særlig verdifull innsats for organisasjonen og/eller vårt formål. Æresmedlemmer har alle rettigheter som ordinære medlemmer, men er dersom ønsket fritatt for medlemskontingent.
§ 5 Etiske retningslinjer
Haldetoppens Venner, dets medlemmer og underleverandører, forplikter seg til å handle ansvarlig, inkluderende og bærekraftig i tråd med organisasjonens verdier. Retningslinjer vedtatt av organisasjonen skal sikre tillit, åpenhet og forsvarlig forvaltning i alt arbeid og samarbeid av forhold, økonomi, natur og formålets ettermæle.
a) Haldetoppens Venner forplikter seg til å behandle medlemsdata i samsvar med gjeldende lover og regler for personvern. Personopplysninger oppbevares kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle organisasjonens formål, og medlemmer har rett til innsyn i og sletting av personopplysninger.
b) Organisasjonen skal, gjennom styret, utarbeide og vedlikeholde etiske retningslinjer som skal sikre at virksomheten drives på en ansvarlig, inkluderende og bærekraftig måte. Alle medlemmer, tillitsvalgte og tilknyttede foretak og innleid personell er forpliktet til å følge de gjeldende retningslinjene.
c) Alle samarbeidsavtaler med eksterne aktører skal godkjennes av styret og dokumenteres skriftlig. Avtaler som innebærer økonomiske forpliktelser for organisasjonen av en størrelsesorden på over 100.000 norske kroner eller påvirker organisasjonens omdømme, skal forelegges årsmøtet for vurdering.
d) Ved brudd på vedtekter, organisasjonens retningslinjer eller ved misbruk av organisasjonens midler, kan styret iverksette sanksjoner, inkludert advarsel, suspensjon eller eksklusjon av medlemmer. Alvorlige brudd skal rapporteres til relevante myndigheter for rettegang.
§ 6 Stemmerett og valgbarhet
a) Stemmerett og valgbarhet gjelder for alle ordinære medlemmer og representanter for familiemedlemskap som er registrert og har betalt medlemskontingent senest to uker før dato for årsmøtet.
b) Støttemedlemmer har ikke stemmerett og kan ikke inneha tillitsverv, men de kan delta i organisasjonens aktiviteter og bidra med støtte på andre måter. Stemmerett og mulighet til å inneha tillitsverv gir ordinære og familie medlemmer en viktig rolle i beslutningsprosessen og i å forme organisasjonens fremtid.
c) Styrets leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet, og sikrer dermed at viktige beslutninger kan fattes uten forsinkelser.
§ 7 Kontingent
Kontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis for inneværende år.
Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlem av organisasjonen. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt i sin helhet.
Kontingenten av 2025 er kroner 300, tre hundre kroner for ordinært medlemskap, kroner 500, fem hundre for familiemedlemskap og kroner 100, hundre kroner for støttemedlemmer.
§ 8 Årsmøtet
Årsmøtet er Haldetoppens venners høyeste myndighet. Årsmøtet holdes hvert år innen slutten av april og innkalles av styret med 1 måneders (fire ukers) varsel med skriftlig melding til medlemmene. Forslag som skal behandles på årsmøtet skal være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.
Forslag til vedtektsendringer skal være sendt til styret seks uker for årsmøtetedato.
Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet og/eller styret kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede under årsmøtet. Årsmøtet kan lukkes i enkeltsaker.
Ingen har ved årsmøtet mer enn én stemme ved ordinær votering, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal anses som ikke avgitt. Styreleder har dobbeltstemme ved stemmelikhet, for å sikre saksframgang.
§ 9 Årsmøtets oppgaver og funksjon
Årsmøtet er beslutningsdyktig når det er innkalt i henhold til vedtektene. Styrets leder åpner møtet, anmoder om årsmøtets godkjenning av innkallingen, og leder valg av dirigenter.
Årsmøtet fastsetter egen forretningsorden, der følgende skal iakttas:
a) Godkjenning av innkalling og møteledelse.
b) Godkjenning av dagsordenen.
c) Sakene tas opp til votering etter hvert som de er behandlet med mindre ett av medlemmene ber om orientering og anbefaling til vedtak av styret.
d) Vedtak fattes med simpelt flertall, men valg av leder og nestleder krever absolutt flertall.
e) Vedtektsendringer krever 2/3 flertall i ordinært årsmøte. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Årsmøtet kan la saker avgjøres ved skriftlig behandling. Foreslåtte kandidater må være forespurt og ha gitt sitt samtykke. Vedtaksprotokollen fra årsmøtets forhandlinger som inneholder vedtak, nedstemte og avviste forslag, offentliggjøres snarest mulig på foreningens hjemmeside.
Årsmøtet skal:
a) Behandle organisasjonens årsmelding.
b) Behandle organisasjonens regnskap.
c) Behandle innkomne forslag.
d) Fastsette kontingenten for medlemskap i inneværende år eller for perioden.
e) Vedta organisasjonens budsjett.
f) Velge styremedlem(mer) og styreleder, valgkomité, regnskapsfører, og revisor om årsmøtet finner dette nødvendig for inneværende år.
§ 10 Styret
Organisasjonen ledes av et styre bestående av minimum 2 og optimalt 5 individuelle betalende medlemmer valgt av årsmøtet. Styret er ansvarlig for den daglige driften av organisasjonen og for å iverksette årsmøtets vedtak. Styret velger selv kasserer og sekretær.
Styret skal:
a) Iverksette årsmøtets bestemmelser
b) Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse.
c) Administrere og føre nødvendig kontroll med organisasjonens økonomi og eiendeler i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.
d) Representere organisasjonen utad.
e) Leder innkaller til styremøter ved behov.
f) Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede.
g) Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Styrets leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet, og sikrer dermed at viktige beslutninger kan fattes uten forsinkelser
h) Styret skal informere medlemmene om alle større økonomiske disposisjoner eller samarbeidsavtaler som påvirker organisasjonens langsiktige drift. Informasjon skal gis skriftlig og publiseres på organisasjonens hjemmeside.
§ 11-1 Økonomi
a) Organisasjonens økonomiske midler og eiendeler skal utelukkende brukes til å oppfylle formålene fastsatt i vedtektene. Styret er ansvarlig for å sikre at midler forvaltes forsvarlig i samsvar med norsk lov og organisasjonens etiske retningslinjer. Misbruk eller urettmessig disponering av midler skal rapporteres til styret, årsmøtet eller rett myndighet og eventuelle brudd skal håndteres gjennom juridiske kanaler.
b) Organisasjonen skal årlig revidere regnskapene sine gjennom en ekstern, autorisert revisor, når organisasjonens samlede omsetning og/eller kapital overstiger kroner 100.000. Revisjonsrapporten skal legges frem for årsmøtet som en del av årsregnskapet. Før organisasjonen overgår dette krav, skal organisasjonens økonomi godkjennes av revisorer valgt av årsmøtet.
§ 11-2 Godtgjørelse
Tillitsvalgte kan ikke motta honorar for sitt arbeid i organisasjonen med mindre årsmøtet bestemmer dette, men kan få refusjon for faktiske dokumenterte utgifter i sin rolle for organisasjonen.
Utgifter til refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av budsjett og regnskap. Alle refusjonskrav må dokumenteres og godkjennes av styret i samsvar med organisasjonens retningslinjer.
Medlemmer av organisasjonen, innleid personell og eller innleid foretak, kan til prosjekter gjennomført av organisasjonen motta honorar for gjennomført arbeid etter gjeldende tariffer for inneværende år, og eller etter kontraktsfestede kostnader, dette være seg at midlene til slikt honorar kommer fra annen organisasjon eller virksomhet til dette formål gjennom gaver, søkte midler, prosjekt eller annen støtte.
Retningslinjer for godtgjørelse fastsettes av årsmøtet.
§ 12 Ekstraordinære årsmøter
Ekstraordinære årsmøter holdes når styrets flertall vedtar dette, eller minst en tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Møteinnkallelse og vedtak skjer etter samme regler som for ordinære årsmøter.
§ 13 Vedtektsendringer
Ved forslag til endringer i vedtektene som påvirker organisasjonens formål, struktur eller økonomiske forpliktelser, skal styret innhente juridisk rådgivning og legge dette frem for årsmøtet sammen med forslaget.
Endringer i vedtektene kan kun gjøres av årsmøtet med 2/3 flertall blant de fremmøtte medlemmene. Forslag til vedtektsendringer må være sendt til styret minst seks uker før årsmøtet. Vedtektsendringer trer i kraft straks med mindre årsmøtet bestemmer noe annet.
§ 14 Oppløsning (Ikke endringsbar)
Denne paragrafen er definert som «ikke endringsbar» i henhold til organisasjonens stiftelsesdokument og er beskyttet. Eventuelle forsøk på endring av denne vedtekten vil være ugyldige dersom de strider mot gjeldende lovverk eller organisasjonens stiftelsesdokument av 14.06.2024.
Forslag om oppløsning av foreningen kan fremmes av styret når minst ¾ av medlemmene er for det eller når minst 40 % av betalende medlemmer sammen fremmer et slikt forslag.
Forslag om oppløsning må være styret i hende senest 6 måneder før et ordinært årsmøte og skal umiddelbart gjøres kjent for alle medlemmene, på så måte som sikrer medlemmers lesbarhet.
Ved eventuell oppløsning skal foreningens netto eiendeler og eiendommer tilfalle Alta kommune, som ligger innenfor foreningens formål i organisasjonens stiftelsesdokument.
